Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Verarbeitung ist der Betrieb, der Vobyx einsetzt und Ihren Zugang bereitstellt. Die vollständigen Angaben einschließlich Anschrift, Vertretungsberechtigten und Kontaktdaten finden Sie im Impressum unter „Verantwortlicher Betrieb“. Betreiber des Dienstes Vobyx ist eine hiervon zu unterscheidende Stelle; sie ist im Impressum unter „Anbieter des Dienstes“ genannt.

2. Welche Daten wir wozu verarbeiten

3. Standortdaten

Der Standort wird ausschließlich auf ausdrückliche Eingabe hin erfasst, wenn Sie die entsprechende Schaltfläche betätigen. Eine Ortung im Hintergrund findet nicht statt. Der Standort dient dem Nachweis, wo eine Feststellung getroffen wurde. Sie können die Berechtigung jederzeit in den Geräteeinstellungen widerrufen; die übrige Dokumentation bleibt nutzbar.

4. Einsatz künstlicher Intelligenz

Zur Erstellung von Dokumententwürfen werden Ihre Notizen sowie Projektangaben (Bezeichnung, Auftraggeber, Adresse) an OpenAI übermittelt. Diktierte Texte werden zur sprachlichen Aufbereitung – Satzzeichen, Fachbegriffe, Füllwörter – ebenfalls an OpenAI übermittelt. Ist die E-Mail-Integration aktiviert, werden zur Auswertung zusätzlich Betreff und Inhalt der jeweiligen Nachricht übermittelt.

Übermittlung in die USA. Vertragspartner ist OpenAI Ireland Ltd. mit Sitz in Dublin. Die Daten werden von dort an verbundene Unternehmen von OpenAI in den USA weitergegeben. Grundlage dieser Weitergabe sind die von der Europäischen Kommission erlassenen Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). In den USA besteht kein dem EU-Recht gleichwertiges Datenschutzniveau; insbesondere können US-Behörden unter Umständen auf die Daten zugreifen, ohne dass Ihnen dagegen gleichwertige Rechtsbehelfe zustehen.

Ergebnisse sind Entwürfe und werden vor Verwendung durch Menschen geprüft; eine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die KI-Verarbeitung ist Bestandteil der Anwendung und lässt sich nicht einzeln abschalten.

Bei der sprachlichen Aufbereitung wird der aufbereitete Text maschinell mit dem Diktat verglichen. Weichen Verneinungen, Zahlen oder Zeitangaben ab, wird die Aufbereitung verworfen und Ihr Diktat unverändert übernommen. Der ursprünglich erkannte Text wird neben der Aufbereitung gespeichert.

5. Spracheingabe

Beim Diktieren wird Ihre Sprache in Text umgewandelt. Das geschieht auf einem von zwei Wegen, je nach Einrichtung des Betriebs:

Aufnahme mit Erkennung in Frankfurt. Die Sprache wird aufgenommen und bei Microsoft (Azure AI Speech) in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main erkannt. Die Aufnahme wird nach Microsofts Angabe nicht außerhalb dieser Region verarbeitet. Damit Sie mitlesen können, wird der Ton schon während des Sprechens dorthin übertragen und als Vorschau angezeigt – auch wenn Sie das Diktat anschließend verwerfen. Die Vorschau wird nicht gespeichert. Ob die Aufnahme danach in Vobyx gespeichert wird, entscheiden Sie selbst: nur mit Ihrer Einwilligung, die Sie unter „DSGVO“ erteilen und jederzeit widerrufen können. Ohne Einwilligung wird die Aufnahme nach der Erkennung verworfen; das Diktat funktioniert trotzdem.

Erkennung im Browser. Ist die Erkennung in Frankfurt nicht eingerichtet, übernimmt die Spracherkennung Ihres Browsers. Wohin der Browser die Sprache dafür sendet, entscheidet dessen Hersteller – bei Chrome und Edge nach derzeitigem Kenntnisstand Server von Google bzw. Microsoft, bei Safari von Apple. Vobyx hat darauf keinen Einfluss und erhält nur den erkannten Text.

Der erkannte Text wird anschließend wie in Abschnitt 4 beschrieben aufbereitet.

6. E-Mail-Integration

Wird ein Microsoft-365-Postfach verbunden, ruft Vobyx eingehende Nachrichten ab und speichert sie. Dabei werden auch personenbezogene Daten Dritter verarbeitet, etwa von Auftraggebern und Planern. Zugriffsschlüssel werden ausschließlich verschlüsselt auf dem Server gespeichert. Nachrichten außerhalb des Aufbewahrungsfensters (standardmäßig sechs Monate) werden automatisch gelöscht. Die Verbindung kann jederzeit getrennt werden.

7. Empfänger

Die Dienstleister verarbeiten die Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Übermittlungen in die USA erfolgen auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

8. Speicherdauer

Baustellendokumentation und die zugehörigen Nachweise werden 10 Jahre aufbewahrt. Grund sind gesetzliche Aufbewahrungspflichten sowie die Beweisführung gegenüber Auftraggebern, Versicherungen und Gerichten.

Für Diktate gelten kürzere Fristen: Sprachaufnahmen werden nach 30 Tagen gelöscht, nach Widerruf Ihrer Einwilligung sofort beim nächsten täglichen Löschlauf. Der erkannte Rohtext wird nach 365 Tagen unkenntlich gemacht. Technische Fehlermeldungen werden nach 90 Tagen gelöscht. Der Betrieb kann diese Fristen verkürzen; Sprachaufnahmen werden in keinem Fall länger als 180 Tage aufbewahrt.

Zugangsdaten werden bei Deaktivierung des Zugangs unkenntlich gemacht. Importierte E-Mails werden nach dem eingestellten Aufbewahrungsfenster gelöscht.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Anwendung finden Sie unter „Mehr → Profil und App“ eine Funktion zum Export Ihrer Daten. Wie Sie die Löschung anfordern und was dabei aus gesetzlichen Gründen erhalten bleibt, ist unter Zugang und Daten löschen beschrieben.

10. Sicherheit

Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt (HTTPS). Zugriffe sind nach Rollen beschränkt und werden protokolliert. Daten verschiedener Betriebe sind voneinander getrennt. Zugriffsschlüssel für verbundene Postfächer werden verschlüsselt gespeichert.